پروژهی یک سفر، یک سخنرانی
افراد
۱- رییس پروژه: نظارت کلی بر برگزاری سخنرانی
۲- رییس پروژه در ایران: نظارت بر برگزاری سخنرانی در ایران
۳- مسوول واحد: ایجاد هماهنگی بین سخنران و نمایندهی در ایران
۴- نمایندهی در ایران: برگزاری سخنرانی در ایران
۵- سخنران
پروسهی برگزاری سخنرانی
۱- سخنران بالقوه فرم مربوط به سخنرانی در ایران را در وبسایت شبکه پر میکند.
۲ - رییس پروژه فرم پرشده را به صورت ایمیل دریافت میکند.
۳ - رییس پروژه ارزیابی اولیه بر روی سخنران انجام میدهد.
۴ - رییس پروژه در صورت تایید سخنران بلافاصله ایمیل تاییدیه را در فرمت F1 به وی میفرستد. از او تشکر میکند و مسوول واحد را برای تماسهای بعدی به وی معرفی میکند. این ایمیل برای مسوول واحد نیز فرستاده میشود.
۵- رییس پروژه مشخصات سخنران (فرم پر شده) را برای مسوول واحد میفرستد.
۶ - مسوول واحد سخنران را ارزیابی مجدد کرده و سطح علمی سخنران را در دو قالب استادی و دانشجویی تعیین میکند.
۷ - مسوول واحد در مورد مکان و زمان احتمالی تصمیمگیری کرده، بسته به سطح علمی سخنران به نمایندهی در ایران ایمیل زده تا از امکان برگزاری سخنرانی در محدودهی زمانی مکانی تصمیم گرفته شده اطمینان حاصل کند.
۸ - مسوول واحد در صورت نبود امکان برگزاری سخنرانی، به سخنران طبق فرمت F2 ایمیل زده و ضمن توضیح مشکل (مانند تداخل با زمان امتحانات) از وی عذرخواهی میکند. در این صورت داخل phprojekt برای پروژهی مذکور وضعیت Stopped را انتخاب میکند و ایمیل سخنران را در قسمت Notes طبق دستورالعمل P2 اضافه میکند.
۹ - مسوول واحد در صورت امکان برگزاری سخنرانی، به سخنران طبق فرمت F3 ایمیل زده و ضمن توضیح مخاطبین سخنرانی و اعلام مکان و فرمت سخنرانی، اطلاعات زیر را از وی میخواهد. (عنوان سخنرانی، خلاصهی سخنرانی، زمان ترجیحی سخنرانی، تلفن تماس در ایران، رزومهی کوتاه و عکس برای وبسایت). مسوول واحد باید اطمینان حاصل کند که اطلاعات بالا را قبل از سفر سخنران به ایران و ترجیحا حداقل دو هفته قبل از زمان تعیین شده برای سخنرانی دریافت کند.
۱۰- مسوول واحد اطلاعات بالا را به نمایندهی در ایران ایمیل میکند. این ایمیل به رییسپروژه در ایران نیز فرستاده میشود. همچنین این اطلاعات را در قسمت Files در پروژهی مربوطه وارد کرده و ایمیل دریافت شده از سخنران را در قسمت Notes طبق دستورالعمل P2 اضافه میکند.
۱۱ - مسوول واحد طبق فرمت F4 به سخنران ایمیل زده و ضمن معرفی نمایندهی در ایران به وی اعلام میکند که چند روز پس از سفر وی به ایران، نمایندهی در ایران با وی برای تعیین جزییات سخنرانی تلفنی تماس میگیرد. این ایمیل به نمایندهی در ایران نیز فرستاده میشود.
۱۲- نمایندهی در ایران چند روز پس از ورود سخنران به ایران با وی تلفنی تماس گرفته و اطلاعات زیر را از وی میخواهد. (زمان دقیق سخنرانی، وسایل مورد نیاز برای سخنرانی)
۱۳- نمایندهی در ایران اتاق مناسب را رزرو کرده، تبلیغات را در فرمت F5 چاپ کرده و در مکانهای مناسب که در دید هم دانشجویان کارشناسی و هم دانشجویان تحصیلات تکمیلی و استادان نیز باشد، نصب میکند. نماینده در ایران پوستر تبلیغات را به مسوول واحد فرستاده و مسوول واحد آن را در قسمت Files طبق دستورالعمل P2 اضافه میکند.
۱۴ -نمایندهی در ایران زمان و مکان دقیق سخنرانی را به مسوول واحد و رییس پروژه و رییس پروژه در ایران اعلام میکند.
۱۵- رییس پروژه اطلاعیهی سخنرانی را در وبسایت وارد میکند.
۱۶- نمایندهی در ایران قبل از انجام سخنرانی با رییس پروژه در ایران تماس گرفته و هدیهی سخنران را از او دریافت میکند.
۱۷- نمایندهی در ایران روز قبل از سخنرانی با سخنران تماس گرفته، مکان و زمان دقیق را به وی یادآوری کرده، نسبت به دسترس بودن مکان و سایر ملزومات سخنرانی اطمینان حاصل کرده و هماهنگی جهت ورود سخنران به دانشگاه را انجام میدهد.
۱۸- نمایندهی در ایران در روز سخنرانی، در حضور سخنران ابتدا شبکه و سپس سخنران را معرفی میکند.
۱۹- نمایندهی در ایران پس از پایان سخنرانی به این آدرس در وبسایت شبکه رفته و فرم و اطلاعات برگزاری سخنرانی را پر میکند.
۲۰- رییس پروژه فرم را به صورت ایمیل دریافت کرده و برای مسوول واحد ارسال میکند.
۲۱- رییس پروژه به سخنران در فرمت F6 ایمیل زده، از وی تشکر کرده و از او میخواهد که فرم نظرخواهی که در این آدرس وبسایت هست را پر نماید.
۲۲- رییس پروژه و رییس پروژه در ایران فرم نظرخواهی سخنران را به صورت ایمیل دریافت میکنند.
۲۳- رییس پروژه فرمهای نظرخواهی سخنران و نمایندهی در ایران را در قسمت Notes ثبت میکند و وضعیت پروژه را در حالت End قرار میدهد.
F1
From: Project Manager
To: Speaker
Subject: Arrangement of your talk in Iran
Dear (Speaker),
On behalf of Knowledge Diffusion Network, I would like to thank you for contacting us and expressing your interest to give a talk in Iran. My colleague, (Officer), will contact you very soon regarding the arrangement of your talk.
Best regards,
(Project Manager)
بازگشت به بالا
************************************************************************
F2
From: Officer
To: Speaker
Subject: Arrangement of your talk in Iran
Dear (Speaker),
I would like to thank you again for expressing your interest to give a talk in Iran. Unfortunately due to (?), we are unable to arrange your talk. Hopefully, in your next trip, we would have this opportunity to arrange a talk for you.
Best regards,
(Officer)
بازگشت به بالا
************************************************************************
F3
From: Officer
To: Speaker
Subject: Arrangement of your talk in Iran
Dear (Speaker),
I would like to thank you again for expressing your interest to give a talk in Iran. We are planning to arrange your visit and talk in (Name of the university and department). We suggest that your presentation is in a ~45 min format and aims graduate students as well as higher level undergraduate students. Overhead and slide projector would be available for you. In order to arrange your talk, I appreciate if you can provide us with the following information
1) The title and abstract of your talk (Max 150 words)
2) Your preferred time slot of the talk
3) Your short bio and a digital picture for the announcement in the website
Best regards,
(Officer)
بازگشت به بالا
************************************************************************
F4
From: Officer
To: Speaker
CC Rep
Subject: Arrangement of your talk in Iran
Dear (Speaker),
Thank you for sending the information. I would like to introduce to you (Representative) who will be organizing your talk in (Name of the University and Department). (S)he will phone you few days after your arrival to Iran to arrange the details of your talk.
Best regards,
(Officer)
بازگشت به بالا
************************************************************************
F6
From: Project Manager
To: Speaker
Subject: Appreciation for giving a talk
Dear (Speaker),
On behalf of Knowledge Diffusion Network, I would like to thank you for giving a talk in (Name of the University and Department). I hope you had a good experience and you also enjoyed your trip. In order to improve our work in the future, we have prepared an evaluation form which we appreciate if you can fill it out. The form is in the following address.
http://knowdiff.net/?p=44
Best regards,
Project Manager
بازگشت به بالا
************************************************************************
F7
P1: روش تعریف پروژهی جدید در phprojekt
ابتدا به این آدرس رفته و Username و Password خود را وارد کنید.
به قسمت Project رفته و دکمهی New را انتخاب کنید. در جای Project name اسم سخنران را وارد کرده، در جای Leader نام مسوول واحد را وارد کنید. در قسمت Begin و End تاریخ ابتدا و انتهای سفر سخنران را وارد کنید.
در قسمت Remark اطلاعات وارد شده توسط سخنران در فرم درخواست وارد میشود.
در قسمت Sub-project رشتهی علمی مربوط به سخنرانی از لیست انتخاب شود.
در قسمت Access گزینهی Some را انتخاب کرده و از لیست افراد موجود رییس پروژه، مسوول واحد، رییس پروژه در ایران و نمایندهی در ایران را انتخاب کنید.
بازگشت به بالا
************************************************************************
F8
P2: روش Upload کردن اطلاعات در قسمت File و Note در phprojekt
ابتدا به این آدرس رفته و Username و Password خود را وارد کنید.
قسمت projects را انتخاب کرده و روی پروژهی مورد نظر کلیک کنید. (نام پروژه، نام سخنران میباشد.)
برای اضافهکردن Note یا upload کردن File به ترتیب به قسمت File و Note در انتهای صفحهی پروژه رفته و روی Create کلیک میکند. برای وارد کردن Note در قسمت Comment اطلاعات را Paste کنید.
برای Upload کردن File روی Browse کلیک کرده و فایل مورد نظر را Upload کنید. در قسمت Comment توضیحات مربوط به فایل را بنویسید. در قسمت Access گزینهی All را انتخاب کنید.
بازگشت به بالا
Science magazine has featured Iran in its issue last week. This article highlights the improvement of science in Iran and the challenges it faces. Read the article at the Science Magazine’s website:
